Cómo reprogramar o cancelar un turno
Reprogramar y cancelar son dos acciones distintas con efectos distintos. Te contamos cuándo usar cada una, qué pasa con el horario que queda libre y qué se resuelve automáticamente.
Por Adrián Rivelli, Cofundador de XIAgenda ·
En resumen
- Reprogramar mueve el turno a otro horario, profesional o servicio; cancelar lo da de baja definitivamente.
- Cancelar un turno desde el panel no le manda un aviso automático al paciente: conviene coordinar la cancelación con él por el canal de siempre.
- El horario que se libera al cancelar o reprogramar se ofrece automáticamente a quien esté esperándolo en la lista de espera.
- XIAgenda ya les manda recordatorios y les pide confirmación a tus pacientes antes de cada turno, así que no tenés que perseguirlos vos.
Reprogramar o cancelar: cuál te conviene
Reprogramar es para cuando el turno sigue en pie pero necesita otro momento, otro profesional o incluso otra sede: el paciente no pierde su lugar, solo se mueve. Cancelar es para cuando el turno no va a pasar, y punto: el horario queda libre y el turno pasa a la historia del paciente como cancelado.
Las dos acciones están disponibles desde la misma agenda, sobre el turno que quieras modificar.
Cómo reprogramar
Elegís reprogramar y te aparece el mismo buscador de horarios que usás para cargar un turno nuevo: podés dejarlo con el mismo profesional y servicio y solo cambiarle el día y la hora, o aprovechar para cambiar también el profesional, el servicio o la sede si hace falta.
Al confirmar, el turno queda en el nuevo horario y el anterior se libera al toque. Si el turno formaba parte de una serie que se repite, reprogramás solo esa fecha puntual; el resto de la serie sigue como estaba.
Cómo cancelar
Elegís cancelar y el sistema te pide que confirmes la acción; podés dejar una nota con el motivo, aunque no es obligatorio, es solo para tu propio registro. Al confirmar, el turno pasa a estado cancelado y el horario se libera de inmediato.
Si el turno era parte de una serie repetida, también podés optar por cancelar toda la serie de una sola vez en lugar de darla de baja fecha por fecha.
Qué pasa cuando cancelás un turno
Cancelar un turno desde el panel no le manda un aviso automático al paciente. Por eso conviene que coordines la cancelación con él por el canal de siempre —un mensaje de WhatsApp, un llamado—, así se entera y puede sacar otro turno cuando le convenga.
Lo que sí es automático es el horario: apenas cancelás, ese lugar queda libre al instante y, si hay alguien esperándolo en la lista de espera, XIAgenda se lo ofrece solo a quien corresponda según el orden en que se anotó (mirá la guía sobre la lista de espera).
Los recordatorios que ya corren solos
Antes de que llegue un turno, XIAgenda le manda al paciente un recordatorio pidiéndole que confirme; si no contesta, insiste una segunda vez más cerca de la hora. Estos recordatorios funcionan solos, sin que tengas que hacer nada.
Además, si lo activás, XIAgenda puede liberar por su cuenta el horario que el paciente no llegó a confirmar antes de que empiece, para que no quede un lugar pisado sin nadie yendo. Esta liberación proactiva es opcional: se configura por consultorio o por profesional, así que corre solo cuando la dejás encendida.
Con los recordatorios corriendo solos, buena parte del seguimiento de confirmaciones lo resuelve el propio sistema, sin que tengas que llamar a nadie para confirmar asistencia.
Paso a paso
- Encontrá el turno en la agenda. Ubicalo en el calendario o en el listado de turnos del profesional correspondiente.
- Elegí reprogramar o cancelar. Las dos opciones están disponibles sobre el mismo turno, según lo que necesites hacer.
- Si reprogramás, elegí el nuevo horario. Usás el mismo buscador de horarios libres; podés mantener el profesional y servicio o cambiarlos.
- Si cancelás, contá el motivo (opcional). Es solo para tu registro interno; no es un dato obligatorio para poder cancelar.
- Confirmá el cambio. El turno queda movido o cancelado y el horario anterior se libera al instante. Si cancelaste, acordate de avisarle al paciente por el canal de siempre.
Preguntas frecuentes
¿El paciente se entera si yo cancelo su turno?
No de forma automática: cancelar un turno desde el panel no le manda un aviso al paciente. Por eso conviene que lo coordines con él por el canal de siempre. Lo que sí pasa solo es que el horario queda libre y, si hay alguien en la lista de espera, se le ofrece.
¿Puedo reprogramar un turno a otro profesional o a otra sede?
Sí. Al reprogramar podés cambiar el día y el horario, y también el profesional, el servicio o la sede si hace falta.
¿Tengo que explicar por qué cancelo un turno?
No. Podés dejar una nota con el motivo si te sirve para tu propio registro, pero no es obligatoria para cancelar.
¿El paciente puede reprogramar o cancelar su turno por su cuenta?
Sí, hablando con el agente por WhatsApp en lenguaje natural, sin ningún costo para él.
¿Qué pasa con el horario que quedó libre después de una cancelación?
Se libera de inmediato y, si hay alguien anotado en la lista de espera para ese horario, se le ofrece automáticamente.
Dejá que tus pacientes reprogramen y cancelen solos por WhatsApp
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