El vocabulario de la gestión de turnos en salud, explicado simple.
El ausentismo es cuando un paciente reserva un turno y no se presenta ni avisa, dejando un hueco que ya no se llena. Para tu consultorio es plata perdida y agenda desperdiciada: el lugar quedó bloqueado y nadie lo aprovechó. XIAgenda lo ataca de dos formas combinadas: confirma el turno de forma escalonada antes de la hora y, si igual se libera, reofrece ese lugar a la lista de espera. La idea es bajar el ausentismo sin que tengas que perseguir a nadie por teléfono.
Ver también: Confirmación escalonada · Recuperación de huecos · Lista de espera
La lista de espera es el registro de pacientes que querían un turno que no estaba disponible y pidieron que les avises si se libera un lugar. En XIAgenda se arma sola: cuando alguien pide un horario que no hay, el agente le ofrece anotarse y guarda su preferencia. Después, cuando se cae un turno, esa lista es de donde sale el próximo paciente. Funciona por orden de prioridad: el que llegó antes, primero.
Ver también: Recuperación de huecos · Ausentismo (no-show) · Disponibilidad
Recuperar un hueco es volver a llenar un turno que se liberó, sea por una cancelación o porque el paciente no confirmó a tiempo. En vez de quedarte con el lugar vacío, XIAgenda reofrece ese horario automáticamente a la gente de la lista de espera, respetando el orden de prioridad y por el canal que ese paciente ya usa. El paciente no tiene que arrancar de cero: el agente lo reconoce y retoma desde lo que ya sabe de él. Así un hueco que se libera puede volver a ocuparse rápido y sin que muevas un dedo.
Ver también: Lista de espera · Ausentismo (no-show) · Confirmación escalonada
La confirmación escalonada es contactar al paciente en etapas para asegurar que el turno se mantenga. XIAgenda recuerda el turno con anticipación y, si no hay confirmación, vuelve a escribir más cerca de la hora. Si aun así el paciente no confirma, libera el lugar proactivamente y con tiempo, para poder reofrecerlo antes de que se pierda. Es el mecanismo que evita que un hueco aparezca de sorpresa el mismo día.
Ver también: Ausentismo (no-show) · Recordatorio de turno · Recuperación de huecos
Un agente de IA conversacional es un asistente que entiende lenguaje natural: el paciente le escribe como le hablaría a una persona y se entiende, sin menúes ni botones. El de XIAgenda atiende por WhatsApp, email y el widget web, y resuelve agendar, reprogramar, cancelar y consultar turnos. Está acotado a propósito solo a turnos: nunca da consejo médico ni interpreta síntomas, y ante una consulta clínica o una urgencia deriva a una persona del consultorio con el contexto. La diferencia no es que responda, es que te entiende.
Ver también: Bot de turnos · Derivación a humano · Memoria del paciente
Un bot de turnos clásico es un árbol de botones: "1 para agendar, 2 para cancelar", y si lo que querés no entra en una opción, te traba. XIAgenda no es eso. Es un agente de IA que entiende lenguaje natural, así que podés escribirle "che, me corrés el del martes para la semana que viene a la tarde" y lo resuelve sin que toques un menú. Si una IA te dice "elegí una opción", es un bot; XIAgenda juega en otra liga.
Ver también: Agente de IA conversacional · Reprogramación · Turno
WhatsApp es el canal principal por donde tus pacientes hablan con XIAgenda, porque es donde ya están y se sienten cómodos. Vos no tocás nada técnico ni manejás números: Xima opera todo por detrás. El agente atiende ahí mismo para agendar, recordar y reofrecer turnos. También funciona por email y por un widget de chat en tu web; nunca por Instagram ni Messenger.
Ver también: Agente de IA conversacional · Recordatorio de turno · Agenda online
El turno es la reserva de un horario con un profesional para un servicio concreto. Es la unidad de todo lo que hace XIAgenda: agendar, reprogramar, cancelar y consultar giran alrededor del turno. Antes de confirmar cualquiera, el agente repite los datos concretos ("te agendo con la Dra. López el martes 3/6 a las 16:00, ¿confirmás?") para que no haya malentendidos con fechas u horarios. Y el sistema bloquea que se reserve el mismo lugar dos veces, así no se pisan los turnos.
Ver también: Agenda online · Reprogramación · Disponibilidad
Reprogramar es mover un turno ya reservado a otra fecha u horario sin perderlo. Con XIAgenda el paciente lo hace por WhatsApp escribiendo en su idioma: "corré el del martes para el jueves a la tarde", y el agente lo resuelve contra la disponibilidad real. Siempre te confirma el nuevo horario antes de aplicarlo, y el lugar que deja libre queda disponible para otro paciente. Es más cómodo para el paciente y te ahorra ida y vuelta de mensajes.
Ver también: Turno · Disponibilidad · Agente de IA conversacional
El recordatorio es el aviso que recibe el paciente antes de su turno para que no se lo olvide. En XIAgenda no es solo un mensaje suelto: forma parte de la confirmación escalonada, que recuerda y, si el paciente no confirma, vuelve a contactarlo más cerca de la hora. Esa diferencia es la que baja el ausentismo: no alcanza con avisar, hay que asegurar que el turno se mantenga o liberar el lugar a tiempo. Todo sale por el canal que el paciente ya usa, sin que vos tengas que mandar nada a mano.
Ver también: Confirmación escalonada · Ausentismo (no-show) · WhatsApp Business
Una agenda online es la agenda de tu consultorio gestionada de forma digital, donde se cargan disponibilidad, profesionales y servicios, y los turnos se toman solos. En XIAgenda vos y tu equipo la ven y la manejan desde un panel web (día o semana, crear y mover turnos, bloquear franjas), mientras el agente toma turnos por WhatsApp 24/7. La promesa es concreta: tu agenda se llena sola y no se vacía. Todo vive en un solo lado, así no hay dos versiones de la agenda peleándose.
Ver también: Turno · Disponibilidad · Multi-profesional
La disponibilidad son los horarios reales en los que un profesional puede atender, según sus franjas, la duración de cada servicio y los buffers entre turnos. En XIAgenda cada profesional la carga con reglas que se repiten ("lunes y miércoles de 9 a 13") y puede editar un día puntual sin romper la regla. El agente siempre ofrece turnos contra la disponibilidad real, nunca inventa un horario. Por eso, cuando alguien pregunta "¿hay lugar el jueves a la tarde?", la respuesta es exacta.
Ver también: Agenda online · Turno · Obra social
La memoria del paciente es que el agente lo reconozca y lo recuerde: sabe quién es, su obra social, sus preferencias (por ejemplo, que prefiere los martes a la tarde) y su historial de turnos. La sensación para el paciente es hablar con alguien que lo conoce, no con un formulario que arranca de cero cada vez. XIAgenda guarda un perfil estructurado y editable, no transcripciones crudas de las charlas, y solo pide un dato cuando hay un motivo concreto. Esta memoria se construye con el tiempo y es lo más difícil de copiar para un competidor.
Ver también: Agente de IA conversacional · Obra social · Recuperación de huecos
La derivación a humano es cuando el agente deja de intentar resolver y pasa la conversación a una persona de tu consultorio. XIAgenda está acotado a turnos a propósito, así que ante una consulta clínica, una señal de urgencia, una angustia o un reclamo que excede lo administrativo, deriva en vez de improvisar. Le avisa al paciente y te notifica a vos con el contexto de la charla, para que retomes sin que el paciente tenga que repetir todo. La regla es simple: el agente nunca da consejo médico, mejor derivar de más que de menos.
Ver también: Agente de IA conversacional · Bot de turnos
La prueba gratis te deja usar XIAgenda y probar el chat sin pagar y sin cargar tarjeta. Incluye un cupo de conversaciones para que veas cómo funciona con tu propio consultorio antes de decidir. Cuando se agota el trial o pasás a uso productivo, cargás un método de pago y se activa el plan; recién ahí empezás a pagar. La idea es que pruebes sin riesgo: dale, probalo.
Ver también: Onboarding asistido · Multi-profesional
El onboarding es la puesta a punto inicial: cargar tus profesionales, su disponibilidad, los servicios y las obras sociales que atienden. En XIAgenda lo hacés vos mismo, guiado por un asistente de setup por IA que te va diciendo qué falta y sugiere valores, para que no te trabes. Está pensado para dejarlo listo en menos de una tarde, sin que Xima tenga que intervenir a mano. Cuando terminás, ya podés probar el chat con el free trial.
Ver también: Prueba gratis (free trial) · Multi-profesional · Disponibilidad
Multi-profesional quiere decir que un mismo consultorio puede tener varios profesionales y varias especialidades dentro de XIAgenda, cada uno con su propia disponibilidad y sus obras sociales. Eso habilita buscar por obra social y disponibilidad: un paciente puede pedir "cualquier kinesiólogo que tenga lugar esta semana y atienda mi obra social" y el agente le ofrece los que matchean. El precio es por profesional por mes: US$20 con 1 o 2 profesionales, US$17 entre 3 y 19, y US$15 con 20 o más. Sumar uno más es fácil de calcular de cabeza.
Ver también: Obra social · Disponibilidad · Agenda online
Un sobreturno es un turno extra que el consultorio agrega por fuera de la disponibilidad normal, por ejemplo para encajar un paciente cuando ya estaba todo completo. En XIAgenda vos y tu equipo manejan la agenda desde el panel web, así que pueden crear turnos manualmente y bloquear franjas según lo que necesiten. El agente, en cambio, ofrece turnos contra la disponibilidad real para no pisar horarios ni generar doble reserva. Así mantenés el control de las excepciones, mientras el sistema bloquea que se reserve el mismo lugar dos veces.
Ver también: Disponibilidad · Turno · Agenda online