Cómo configurar pools de recursos (salas, camillas y equipos compartidos)
Si tu consultorio reserva por sala o por equipo más que por persona, como un estudio de pilates o un centro de estudios, los pools de recursos son para vos.
Por Adrián Rivelli, Cofundador de XIAgenda ·
En resumen
- Un pool de recursos agrupa unidades intercambiables (camillas, boxes, canchas) para que un servicio se reserve contra cualquiera libre, no contra una persona puntual.
- Hay dos modos: horario compartido, donde cargás un solo horario para todo el pool, u horario separado, donde cada unidad tiene el suyo.
- Podés pedir que las reservas de un pool queden pendientes de tu aprobación en vez de confirmarse solas, y habilitar que el paciente reserve una serie recurrente.
- El pool se vincula a un servicio desde la configuración de ese servicio, eligiendo cuántas unidades necesita cada reserva.
Qué es un pool de recursos
Un pool de recursos es un conjunto de unidades intercambiables: las camillas de un estudio de pilates, los boxes de un centro de estética, las canchas de un club. Lo que las hace un pool es que, para el paciente, da lo mismo cuál le toque: lo importante es que haya una libre a esa hora.
Dentro del pool cargás cada unidad con un nombre (por ejemplo, "Camilla 1", "Box A") y, si querés, una nota interna. Podés reordenarlas y agregar o sacar unidades cuando lo necesites.
Si una unidad queda fuera de servicio, porque se rompió o la estás reparando, la desmarcás como activa: sale de la rotación y los turnos futuros que tenía se reasignan solos a otra unidad libre del pool.
Horario compartido o cada unidad con el suyo
Al crear el pool elegís cómo se reserva.
| Modo | Cómo funciona |
|---|---|
| Cualquiera libre (automático) | Un solo horario para todo el pool; el sistema asigna cualquier unidad activa que esté libre. Ideal para unidades intercambiables, como camillas. |
| Por separado | Cada unidad tiene su propio horario y se reserva por nombre. Ideal cuando cada unidad es distinta, como canchas. |
En el modo compartido no hace falta cargar el horario unidad por unidad: lo cargás una vez y lo copiás a todo el pool con un solo clic.
Aprobación y turnos recurrentes
Por defecto, una reserva en el pool se confirma sola apenas el paciente la pide. Si preferís revisarlas antes, podés activar que las reservas de ese pool queden pendientes de tu aprobación.
También podés habilitar que el paciente reserve una serie recurrente en el pool, por ejemplo la misma clase todas las semanas a la misma hora, en lugar de tener que pedir turno a turno.
Vincular el pool a un servicio
El pool por sí solo no le ofrece nada al paciente: hace falta vincularlo a un servicio. Desde la configuración del servicio, elegís que se reserve contra "cualquier recurso libre" del pool en lugar de contra un profesional puntual, e indicás cuántas unidades necesita cada reserva; la mayoría de los servicios necesita una sola.
A partir de ahí, cuando un paciente pide ese servicio, XIAgenda busca una unidad libre del pool en el horario que corresponda, sin que el paciente tenga que elegir ni saber cuál le tocó.
Paso a paso
- Creá el pool y ponele un nombre. Por ejemplo, "Camillas de kinesiología" o "Canchas de pádel". Sumá el tipo de recurso si te sirve para identificarlo.
- Elegí el modo de reserva. Horario compartido, si las unidades son intercambiables, o por separado si cada una necesita su propio horario.
- Cargá las unidades del pool. Agregá cada camilla, box o cancha con su nombre y una nota si hace falta, directamente en la lista del pool.
- Definí aprobación y recurrencia. Decidí si las reservas necesitan tu aprobación y si el paciente puede reservar una serie recurrente.
- Vinculá el pool a un servicio. Desde la configuración del servicio correspondiente, elegí que se reserve contra "cualquier recurso libre" de este pool.
- Cargá el horario del pool. Si el modo es compartido, cargalo una sola vez en el calendario de disponibilidad y usá la opción de copiarlo a todas las unidades.
Preguntas frecuentes
¿Cada camilla necesita su propio horario cargado?
Depende del modo. En "cualquiera libre" no: cargás un solo horario para todo el pool. En "por separado", sí, cada unidad tiene el suyo.
¿Puedo pedir que las reservas de este pool las apruebe yo antes de confirmarse?
Sí. Activás la aprobación del pool y quedan pendientes hasta que vos las confirmás.
¿Cómo elige XIAgenda qué unidad darle al paciente?
En el modo automático, el sistema asigna cualquier unidad activa que esté libre en ese horario; el paciente no tiene que elegir ni enterarse de cuál le tocó.
¿Un servicio puede necesitar más de una unidad del pool a la vez?
Sí, podés indicar cuántas unidades necesita cada reserva de ese servicio; la mayoría solo necesita una.
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