Cómo configurar tu consultorio en XIAgenda por primera vez
En una sola conversación con el asistente dejás tu agenda lista para recibir turnos. Te contamos qué necesitás a mano y en qué orden va cada cosa.
Por Adrián Rivelli, Cofundador de XIAgenda ·
En resumen
- La configuración inicial la hacés conversando con XIAi, el asistente que te va pidiendo un dato por vez y confirma antes de crear nada.
- El orden es: sede, profesionales, servicios, vincular cada profesional con lo que atiende y sus horarios.
- Tu agenda recién queda reservable cuando un profesional está asignado a un servicio: crear los dos por separado no alcanza.
- Podés conectar WhatsApp vos mismo desde el panel en minutos, con "Conectar con Meta", o pedir que lo haga el equipo de Xima.
Qué vas a necesitar a mano
Antes de arrancar, tené cerca la información básica de tu consultorio. No hace falta nada especial ni conocimientos de tecnología: son los mismos datos que le darías a una recepcionista nueva en su primer día.
- La dirección de tu consultorio (o de cada sede, si tenés más de una).
- Los nombres de los profesionales que atienden y su especialidad.
- Los servicios que ofrecés y cuánto dura cada uno (por ejemplo, "Consulta general, 30 minutos").
- Los días y horarios en que atiende cada profesional.
El asistente te guía, no configurás solo
Cuando entrás por primera vez, te recibe XIAi, el asistente de configuración. En lugar de mostrarte formularios en blanco, te hace una pregunta por vez y va armando todo con vos.
La regla del asistente es simple: nunca crea nada sin repetirte los datos y pedirte un "sí". Si le decís "el doctor López atiende de lunes a viernes de 9 a 17", te va a responder algo como "Te confirmo: López, lunes a viernes de 9:00 a 17:00. ¿Le doy de alta?". Recién con tu confirmación lo guarda.
Si ya habías contado algo cuando probaste XIAgenda por primera vez (el tipo de consultorio, tus especialidades, si usás WhatsApp), el asistente lo retoma y no te lo vuelve a preguntar.
El paso que muchos pasan por alto
Podés tener cargados todos tus profesionales y todos tus servicios y, aun así, que la agenda no ofrezca ni un turno. Eso pasa cuando falta vincular cada profesional con los servicios que presta.
Es el paso más importante de toda la configuración: es lo que le dice a XIAgenda "esta persona atiende esto". Sin esa vinculación, el agente no tiene nada para ofrecerle al paciente. El asistente te lo va a pedir de forma explícita, así que no te lo vas a saltear si seguís sus indicaciones.
Y la conexión de WhatsApp, ¿cómo se hace?
La conexión de WhatsApp se hace desde el panel, en la sección "Conectar WhatsApp", y tenés dos caminos. El más rápido es conectarlo vos mismo con "Conectar con Meta": elegís tu cuenta de WhatsApp Business (o creás una) y en un par de minutos queda funcionando. Si preferís no tocar nada técnico, también podés pedir que lo conecte el equipo de Xima completando un formulario. Tenés el paso a paso en la guía de cómo conectar tu WhatsApp con el agente de IA.
Según tu plan, WhatsApp puede venir incluido o ser opcional. Mientras tanto, todo lo demás (tu agenda, tus profesionales, tus servicios) ya queda funcionando y podés cargar turnos desde el panel.
Paso a paso
- Cargá tu sede. Contale al asistente el nombre y la dirección de tu consultorio. Si atendés en más de un lugar, podés cargar cada sede por separado.
- Sumá a los profesionales. Indicá quién atiende y su especialidad. Si son varios, podés nombrarlos a todos juntos y darles el alta de una sola vez.
- Definí tus servicios. Decile qué ofrecés y cuánto dura cada cosa, por ejemplo "Consulta general, 30 minutos". Si no aclarás la duración, el asistente te propone 30 minutos y te lo consulta.
- Vinculá cada profesional con lo que atiende. Este es el paso clave: asociá a cada profesional los servicios que presta. Recién ahí la agenda queda reservable.
- Cargá los horarios de atención. Para cada profesional, indicá qué días y en qué franja atiende. El asistente arma una regla de disponibilidad por cada día.
- Conectá tu WhatsApp. Desde la sección "Conectar WhatsApp" del panel lo conectás vos mismo en minutos con "Conectar con Meta", o pedís que lo haga el equipo de Xima.
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber de tecnología para configurar todo?
No. El asistente XIAi te guía paso a paso, con lenguaje claro y una pregunta por vez, y hasta la conexión de WhatsApp la podés dejar lista vos mismo desde el panel en un par de clics con "Conectar con Meta" (o pedir que la haga el equipo de Xima). Si sabés cómo funciona tu consultorio, sabés lo suficiente para configurarlo.
¿Puedo cargar más de una sede?
Sí. Podés tener todas las sedes que necesites y asignar a cada profesional a una o varias. Una queda marcada como sede principal, que es la que se usa cuando no se especifica otra.
Cargué todo pero la agenda no ofrece turnos, ¿qué pasó?
Lo más común es que falte vincular al profesional con un servicio. Tener profesionales y servicios sueltos no alcanza: hay que asociarlos para que la agenda quede reservable.
¿Cuándo puedo empezar a recibir turnos?
En cuanto tengas una sede activa, un profesional asignado a un servicio y sus horarios cargados. Ese es el mínimo para que el agente empiece a ofrecer turnos.
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