Cómo crear y editar la ficha de un paciente en XIAgenda
Cada ficha que cargás bien es un paciente que el agente reconoce la próxima vez que escribe. Te mostramos qué campos importan y cómo evitar duplicar a la misma persona dos veces.
Por Adrián Rivelli, Cofundador de XIAgenda ·
En resumen
- Para crear una ficha alcanza con el nombre; el resto de los datos los podés completar después o dejarlos vacíos.
- Antes de guardar, XIAgenda te avisa si ya existe alguien parecido, para que no dupliques a la misma persona dos veces.
- El teléfono y el email que cargás quedan como un contacto declarado: se confirman solos cuando el paciente los usa de verdad, no con un casillero que tildás vos.
- Enviarle una invitación para que use el portal o el chat es un paso aparte y opcional: sin ella, el paciente ya puede tener turnos agendados a su nombre.
Qué es la ficha de un paciente
La ficha junta los datos de una persona que se atiende en tu consultorio: nombre, documento, fecha de nacimiento y sus preferencias. Es lo que le permite al agente reconocer al paciente la próxima vez que escribe, sin volver a pedirle lo mismo.
No hace falta completarla toda de una vez. Con el nombre alcanza para crearla y empezar a agendar turnos; el resto lo vas sumando cuando lo tengas.
Cómo evitar cargar a la misma persona dos veces
Mientras escribís el nombre y el documento de un paciente nuevo, XIAgenda revisa si ya tenés a alguien parecido cargado y te lo muestra antes de que confirmes el alta. Es solo un aviso, nunca te bloquea: la decisión final es tuya.
Si el documento coincide con el de alguien que ya está en tu lista, vas a ver una pista (los últimos dígitos, nunca el número completo) para que puedas distinguir a dos personas con nombres parecidos sin exponer un dato sensible de más.
Los datos que podés cargar
Estos son los campos principales de la ficha:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Lo único obligatorio para crear la ficha. |
| Apellido | Recomendable para identificar mejor al paciente, pero opcional. |
| Documento | Ayuda a identificar al paciente sin ambigüedad y a evitar duplicados. |
| Fecha de nacimiento | Útil para trámites y para detectar si el paciente es menor de edad. |
| Teléfono y email | El contacto que el paciente te dio para que lo ubiques o le mandes una invitación. |
| Idioma preferido | En qué idioma le habla el agente cuando escribe. |
| Franja horaria preferida | Mañana, tarde o noche: una pista que el agente usa para ofrecerle turnos primero en esa franja. |
Cómo se verifica el teléfono o el email del paciente
Cargar un teléfono o un email en la ficha no lo verifica: queda como un dato declarado, algo así como "esto es lo que el paciente nos dijo". Verificarlo es un paso aparte, y no depende de que vos lo tildes a mano.
Para un teléfono, la ficha te da un enlace de WhatsApp con un código de un solo uso: se lo pasás al paciente y, cuando te escribe ese código desde su propio WhatsApp, el sistema confirma que el número es suyo. Para un email, se manda un enlace a esa dirección y el verificado ocurre cuando el paciente hace clic. En los dos casos, lo que verifica es que la persona realmente tiene acceso a ese canal, no una casilla marcada.
Invitar al paciente al portal o al chat
Con la ficha creada ya podés agendarle turnos, aunque el paciente todavía no haya usado XIAgenda. Invitarlo es un paso extra y opcional, para que pueda entrar a su portal, escribirle al agente por WhatsApp o recibir recordatorios.
Podés mandar la invitación en el momento de crear la ficha o después, desde la misma ficha, y elegir por qué medio llega (email, WhatsApp o un link para compartir).
Paso a paso
- Abrí "Nuevo paciente". Desde la sección Pacientes del panel, elegí crear una ficha nueva.
- Cargá el nombre. El nombre es lo único obligatorio; el apellido es recomendable pero opcional. Si aparece un aviso de "¿es alguno de estos?", revisalo antes de seguir para no duplicar a alguien.
- Sumá documento y fecha de nacimiento si los tenés. No son obligatorios, pero ayudan a identificar mejor al paciente y a detectar duplicados.
- Cargá un teléfono o email si el paciente te lo dio. Queda como contacto declarado. Podés verificarlo más adelante desde la misma ficha.
- Decidí si invitás al paciente ahora. Es opcional. Si activás la invitación, elegís por qué canal se la mandás.
- Guardá la ficha. Con eso ya queda lista para que le agendes turnos, aunque no haya aceptado ninguna invitación todavía.
Preguntas frecuentes
¿Necesito el documento del paciente para crear la ficha?
No. Alcanza con el nombre; el apellido es recomendable pero opcional. Podés sumar el documento después, cuando lo tengas.
¿Qué pasa si cargo un teléfono pero no lo verifico?
El turno se agenda igual: el teléfono queda como un contacto declarado. Verificarlo es lo que le permite a XIAgenda reconocer automáticamente al paciente cuando escribe desde ese número.
¿Puedo editar la ficha después de creada?
Sí, en cualquier momento desde la sección Pacientes: podés actualizar sus datos o sus preferencias cuando haga falta.
¿Qué hago si dos pacientes tienen el mismo nombre?
El aviso de posibles duplicados te muestra una pista del documento de cada uno para que los distingas antes de crear una ficha nueva por error.
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